Was ist eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)?

 

Wenn man beginnt sich mit dem Kauf, der Übernahme oder dem Einstieg in eine Zahnarztpraxis zu beschäftigten, stößt man immer wieder auf Begriffe bzw. Abkürzungen aus der Betriebswirtschaft, mit denen man als Zahnarzt relativ wenig anfangen kann. Einer dieser Begriffe ist die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA. Dieser Artikelerläutert was sich hinter diesem Begriff versteckt und vor allem, warum die BWA so essentiell für den Zahnarzt bzw. die Zahnärztin ist.  

 

1.         Begrifflichkeit und Einordnung in der Betriebswirtschaft

 

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung (in der Folge kurz BWA genannt) basiert auf den Werten der Finanzbuchhaltung. In der Finanzbuchhaltung werden alle Betriebseinnahmen beziehungsweise Betriebsausgaben der Zahnarztpraxis erfasst. Die Finanzbuchhaltung ihrerseits liefert Daten für das interne bzw. das externe Rechnungswesen.

 

Das externe Rechnungswesen bildet die Finanz- und Ertragslage des Unternehmens nach Außen, sprich gegenüber Banken, dem Finanzamt etc. ab. Dazu gehört in erster Linie die Erstellung der jährlichen Gewinnermittlung bzw. die Erstellung eines Jahresabschlusses zum Bilanzstichtag.

 

Die BWA ist Bestandteil des internen Rechnungswesens. Das interne Rechnungswesen soll dem Unternehmer dazu dienen, sich unterjährig jederzeit ein Bild der aktuellen Finanz- und Ertragslage seines eigenen Unternehmens machen zu können. Die BWA soll dem Zahnarzt zur Unternehmensführung bzw. zur Steuerung seiner Praxis dienen. Bei Praxisverkäufen bzw. dem Einstieg in eine Zahnarztpraxis, ermöglicht sie dem Interessent sich schnell einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Kaufobjekts machen zu können. Aus einer für den Zahnarzt sinnvollen betriebswirtschaftlichen Auswertung sollte auf einen Blick hervorgehen, wie sich Umsatz, Gewinn, Kostenstruktur etc. der Praxis zusammensetzen bzw. sich diese in den letzten Jahren entwickelt haben.

 

Auch wenn der Begriff BWA häufig verwendet wird, gibt es keine genaue terminologische Definition. Das bedeutet, jeder versteht im Zweifelsfall etwas anderes darunter.

 

 

2.         Wer erstellt die BWA im Regelfall?

 

Jeder der eine Finanzbuchhaltung erstellt, kann mit Hilfe der jeweils verwendeten Buchhaltungssoftware eine betriebswirtschaftliche Auswertung erzeugen. Im Regelfall beauftragt der Zahnarzt einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer mit der Erstellung der Finanzbuchhaltung, sodass dieser die BWAs monatlich oder quartalsweise erstellt und dem Zahnarzt zur Verfügung stellt.

 

 

3.         Macht es Sinn die BWA selber zu erstellen?

 

Grundsätzlich ist es immer gut, wenn man selber seine Erfahrungen macht. Das Rechnungswesen ist eine unternehmerische Disziplin, deren Auswertung klar Chefsache ist. Erstellt er diese aber selbst, ist dies finanziell nicht lukrativ. Der Leistungsstundensatz eines Zahnarztes sollte bei Ausübung seiner zahnärztlichen Tätigkeit in der Praxis mindestens 200 EUR pro Stunde betragen. Insofern wäre die Erstellung der eigenen Buchhaltung zu teuer.

 

Tipp:    Bevor der Zahnarzt erwägt die Finanzbuchhaltung selber zu erstellen, sollte er die Abrechnung der Praxis aus dem Effeff zu beherrschen. Dort ist die Zeit wesentlich sinnvoller investiert, wenn man in Kosten und Nutzen rechnet.

 

 

4.         Was sollte eine BWA beinhalten?

 

Oben sprach ich davon, dass der Begriff BWA nicht genau definiert ist. Daraus ergibt sich, dass auch keine Angaben gemacht werden können was zwingend in einer betriebswirtschaftlichen Auswertung enthalten sein muss und was nicht. Zunächst möchte ich erläutern, was alles in einer BWA dargestellt werden kann:

 

-                      Darstellung des Praxisgewinnes. Verkürzte Umsatzdarstellung und komprimierte Kostenübersicht nach den Hauptkostenarten. Prozentualer Bemessung des Praxisgewinnes und der Praxiskosten anhand des Praxisumsatzes. (=Umsatzrendite)

-                      Detaillierte Umsatzdarstellung der Praxiseinnahmen nach Kons/Chirurgie, Prothetik, Implantologie, KFO, Schienen/FAL, Prophylaxe und Sonstigem und Vorjahresvergleich.

-                      Darstellung des Zahnarzthonorares.

-                      Darstellung des Praxisgewinnes mit Vorjahresvergleich. Prozentuale Veränderung der Umsätze, Hauptkostenarten gegenüber dem Vorjahr. Vorjahresvergleich graphisch dargestellt.

-                      Finanz- und Geldrechnung.

-                      Ermittlung des Kosten- und des Leistungsstundensatzes.

-                      Profit-Centerabrechnung für Teilbereiche in der Zahnarztpraxis wie beispielsweise das Prophylaxecenter, Eigenlabor.

-                      Jahresübersicht, die eine monatliche Ergebnisübersicht impliziert.

-                      Jeden Monat aktualisierte Steuerrücklagenberechnung

-                      Übersicht über die Einkommensteuervorauszahlungen.

 

Um ein Bild einer vollumfänglichen BWA zu erhalten, habe ich eine Muster-BWA in pdf-Format beigelegt. Sie können erkennen, dass diese monströse 24 Seiten lang ist. Welcher Zahnarzt hat Zeit monatlich 24 Seiten zu lesen?

 

Ein großes Manko ist, dass die meisten Buchhaltungs-Softwares basierenden betriebswirtschaftlichen Auswertungen feste, nicht beeinflussbare Standardinhalte bieten.

 

Tipp:    Die individualisierte BWA ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des Steuerberaters.

 

 

Aus meiner Sicht sollte eine BWA keinesfalls für alle Zahnärzte standardisiert gleich aussehen. Mit jedem Mandanten ist einzeln zu besprechen, welche Informationen für Ihn wichtig sind und dargestellt werden sollen. Meine langjährige Erfahrung mit Zahnärzten lehrt mich, was für den einen wichtig ist, kann für den anderen völlig uninteressant sein. Weniger ist häufig mehr. Ein langer Zahlenfriedhof verwirrt im Zweifelsfall und sorgt im Zeitablauf nur für ein obligatorisches Abheften der Auswertungen.

 

Beispielsweise ist die Steuerrücklagenberechnung für alle Zahnärzte jederzeit essentiell. Meine Erfahrung ist jedoch, dass gerade diese sehr wichtige Information in kaum einer BWA enthalten ist. Die Finanz- und Geldrechnung wird dagegen häufiger dargestellt, ist für die meisten Zahnärzte jedoch völlig belanglos.

 

Tipp:    Gerade Existenzgründer sind schnell mit umfangreichen Zahlenzusammenstellungen überfordert. Hier muss der Steuerberater von sich aus die im letzten Absatz dargestellte Thematik unaufgefordert mit dem Zahnarzt besprechen.

 

 

5.         Wie häufig sollte eine BWA erstellt bzw. zur Verfügung gestellt werden?

 

Das kann monatlich oder quartalsweise erfolgen. Für Zahnärzte die langjährig Ihre Praxis betreiben, eine sehr gute Vermögens- und Ertragslage haben ist es ausreichend alle 3 Monate eine BWA zu erstellen. Für Existenzgründer ist die Erstellung einer monatlichen BWA in den ersten 3-5 Jahren essentiell wichtig.

 

 

Besonderheit Existenzgründer

 

Letzte Auskunft gilt nie für die ersten 3-6 Monate nach Existenzgründung. Da bei 95 % der Zahnärzte nur die bei der Bank eingehenden Zahlungen als Umsatz gebucht werden gibt die BWA im Umsatzbereich keine aussagefähigen Ergebnisse. Das liegt an den je nach KZV-Bereich, 4-6 Monate verspäteten Restzahlungen der jeweiligen KZV einerseits, andererseits an den zumindest um einen Monat versetzten Privatliquidationen. Häufig werden die Privatli

Was ist eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)?

 

Wenn man beginnt sich mit dem Kauf, der Übernahme oder dem Einstieg in eine Zahnarztpraxis zu beschäftigten, stößt man immer wieder auf Begriffe bzw. Abkürzungen aus der Betriebswirtschaft, mit denen man als Zahnarzt relativ wenig anfangen kann. Einer dieser Begriffe ist die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA. Dieser Artikelerläutert was sich hinter diesem Begriff versteckt und vor allem, warum die BWA so essentiell für den Zahnarzt bzw. die Zahnärztin ist.  

 

1.         Begrifflichkeit und Einordnung in der Betriebswirtschaft

 

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung (in der Folge kurz BWA genannt) basiert auf den Werten der Finanzbuchhaltung. In der Finanzbuchhaltung werden alle Betriebseinnahmen beziehungsweise Betriebsausgaben der Zahnarztpraxis erfasst. Die Finanzbuchhaltung ihrerseits liefert Daten für das interne bzw. das externe Rechnungswesen.

 

Das externe Rechnungswesen bildet die Finanz- und Ertragslage des Unternehmens nach Außen, sprich gegenüber Banken, dem Finanzamt etc. ab. Dazu gehört in erster Linie die Erstellung der jährlichen Gewinnermittlung bzw. die Erstellung eines Jahresabschlusses zum Bilanzstichtag.

 

Die BWA ist Bestandteil des internen Rechnungswesens. Das interne Rechnungswesen soll dem Unternehmer dazu dienen, sich unterjährig jederzeit ein Bild der aktuellen Finanz- und Ertragslage seines eigenen Unternehmens machen zu können. Die BWA soll dem Zahnarzt zur Unternehmensführung bzw. zur Steuerung seiner Praxis dienen. Bei Praxisverkäufen bzw. dem Einstieg in eine Zahnarztpraxis, ermöglicht sie dem Interessent sich schnell einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Kaufobjekts machen zu können. Aus einer für den Zahnarzt sinnvollen betriebswirtschaftlichen Auswertung sollte auf einen Blick hervorgehen, wie sich Umsatz, Gewinn, Kostenstruktur etc. der Praxis zusammensetzen bzw. sich diese in den letzten Jahren entwickelt haben.

 

Auch wenn der Begriff BWA häufig verwendet wird, gibt es keine genaue terminologische Definition. Das bedeutet, jeder versteht im Zweifelsfall etwas anderes darunter.

 

 

2.         Wer erstellt die BWA im Regelfall?

 

Jeder der eine Finanzbuchhaltung erstellt, kann mit Hilfe der jeweils verwendeten Buchhaltungssoftware eine betriebswirtschaftliche Auswertung erzeugen. Im Regelfall beauftragt der Zahnarzt einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer mit der Erstellung der Finanzbuchhaltung, sodass dieser die BWAs monatlich oder quartalsweise erstellt und dem Zahnarzt zur Verfügung stellt.

 

 

3.         Macht es Sinn die BWA selber zu erstellen?

 

Grundsätzlich ist es immer gut, wenn man selber seine Erfahrungen macht. Das Rechnungswesen ist eine unternehmerische Disziplin, deren Auswertung klar Chefsache ist. Erstellt er diese aber selbst, ist dies finanziell nicht lukrativ. Der Leistungsstundensatz eines Zahnarztes sollte bei Ausübung seiner zahnärztlichen Tätigkeit in der Praxis mindestens 200 EUR pro Stunde betragen. Insofern wäre die Erstellung der eigenen Buchhaltung zu teuer.

 

Tipp:    Bevor der Zahnarzt erwägt die Finanzbuchhaltung selber zu erstellen, sollte er die Abrechnung der Praxis aus dem Effeff zu beherrschen. Dort ist die Zeit wesentlich sinnvoller investiert, wenn man in Kosten und Nutzen rechnet.

 

 

4.         Was sollte eine BWA beinhalten?

 

Oben sprach ich davon, dass der Begriff BWA nicht genau definiert ist. Daraus ergibt sich, dass auch keine Angaben gemacht werden können was zwingend in einer betriebswirtschaftlichen Auswertung enthalten sein muss und was nicht. Zunächst möchte ich erläutern, was alles in einer BWA dargestellt werden kann:

 

-                      Darstellung des Praxisgewinnes. Verkürzte Umsatzdarstellung und komprimierte Kostenübersicht nach den Hauptkostenarten. Prozentualer Bemessung des Praxisgewinnes und der Praxiskosten anhand des Praxisumsatzes. (=Umsatzrendite)

-                      Detaillierte Umsatzdarstellung der Praxiseinnahmen nach Kons/Chirurgie, Prothetik, Implantologie, KFO, Schienen/FAL, Prophylaxe und Sonstigem und Vorjahresvergleich.

-                      Darstellung des Zahnarzthonorares.

-                      Darstellung des Praxisgewinnes mit Vorjahresvergleich. Prozentuale Veränderung der Umsätze, Hauptkostenarten gegenüber dem Vorjahr. Vorjahresvergleich graphisch dargestellt.

-                      Finanz- und Geldrechnung.

-                      Ermittlung des Kosten- und des Leistungsstundensatzes.

-                      Profit-Centerabrechnung für Teilbereiche in der Zahnarztpraxis wie beispielsweise das Prophylaxecenter, Eigenlabor.

-                      Jahresübersicht, die eine monatliche Ergebnisübersicht impliziert.

-                      Jeden Monat aktualisierte Steuerrücklagenberechnung

-                      Übersicht über die Einkommensteuervorauszahlungen.

 

Um ein Bild einer vollumfänglichen BWA zu erhalten, habe ich eine Muster-BWA in pdf-Format beigelegt. Sie können erkennen, dass diese monströse 24 Seiten lang ist. Welcher Zahnarzt hat Zeit monatlich 24 Seiten zu lesen?

 

Ein großes Manko ist, dass die meisten Buchhaltungs-Softwares basierenden betriebswirtschaftlichen Auswertungen feste, nicht beeinflussbare Standardinhalte bieten.

 

Tipp:    Die individualisierte BWA ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des Steuerberaters.

 

 

Aus meiner Sicht sollte eine BWA keinesfalls für alle Zahnärzte standardisiert gleich aussehen. Mit jedem Mandanten ist einzeln zu besprechen, welche Informationen für Ihn wichtig sind und dargestellt werden sollen. Meine langjährige Erfahrung mit Zahnärzten lehrt mich, was für den einen wichtig ist, kann für den anderen völlig uninteressant sein. Weniger ist häufig mehr. Ein langer Zahlenfriedhof verwirrt im Zweifelsfall und sorgt im Zeitablauf nur für ein obligatorisches Abheften der Auswertungen.

 

Beispielsweise ist die Steuerrücklagenberechnung für alle Zahnärzte jederzeit essentiell. Meine Erfahrung ist jedoch, dass gerade diese sehr wichtige Information in kaum einer BWA enthalten ist. Die Finanz- und Geldrechnung wird dagegen häufiger dargestellt, ist für die meisten Zahnärzte jedoch völlig belanglos.

 

Tipp:    Gerade Existenzgründer sind schnell mit umfangreichen Zahlenzusammenstellungen überfordert. Hier muss der Steuerberater von sich aus die im letzten Absatz dargestellte Thematik unaufgefordert mit dem Zahnarzt besprechen.

 

 

5.         Wie häufig sollte eine BWA erstellt bzw. zur Verfügung gestellt werden?

 

Das kann monatlich oder quartalsweise erfolgen. Für Zahnärzte die langjährig Ihre Praxis betreiben, eine sehr gute Vermögens- und Ertragslage haben ist es ausreichend alle 3 Monate eine BWA zu erstellen. Für Existenzgründer ist die Erstellung einer monatlichen BWA in den ersten 3-5 Jahren essentiell wichtig.

 

 

Besonderheit Existenzgründer

 

Letzte Auskunft gilt nie für die ersten 3-6 Monate nach Existenzgründung. Da bei 95 % der Zahnärzte nur die bei der Bank eingehenden Zahlungen als Umsatz gebucht werden gibt die BWA im Umsatzbereich keine aussagefähigen Ergebnisse. Das liegt an den je nach KZV-Bereich, 4-6 Monate verspäteten Restzahlungen der jeweiligen KZV einerseits, andererseits an den zumindest um einen Monat versetzten Privatliquidationen. Häufig werden die Privatliquidationen auch nur verzögert abgerechnet, weil der Existenzgründer viele Baustellen hat.

 

Tipp:    Hier ist der Steuerberater gefordert. Nicht kommentierte BWAs können dem Existenzgründer in den ersten Monaten den Eindruck geben, als stünde er kurz vor der Insolvenz. Der Steuerberater muss mit dem Mandanten in dieser Zeit die Umsatzseite auf Basis seiner Leistungsstatistiken besprechen, um Ängste erst gar nicht entstehen zu lassen.

 

 

quidationen auch nur verzögert abgerechnet, weil der Existenzgründer viele Baustellen hat.

 

Tipp:    Hier ist der Steuerberater gefordert. Nicht kommentierte BWAs können dem Existenzgründer in den ersten Monaten den Eindruck geben, als stünde er kurz vor der Insolvenz. Der Steuerberater muss mit dem Mandanten in dieser Zeit die Umsatzseite auf Basis seiner Leistungsstatistiken besprechen, um Ängste erst gar nicht entstehen zu lassen.

 

 

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