Das Wawibox Lagerkonzept
Materialverwaltung - das Konzept macht den Unterschied
Wie ich im Artikel “Materialverwaltungssoftware für die Zahnarztpraxis” bereits erwähnt habe, habe wir 2011 damit begonnen ein Warenwirtschaftssystem für Zahnarztpraxen zu entwickeln, welches alle Anforderungen an ein modernes Hardware- und Softwarekonzept erfüllt.
Möchte man eine reibungslos funktionierende Materialverwaltung in der eigenen Praxis einführen, so sind ein benutzerfreundliches Bedienkonzept und eine zeitgemäße Hardware wie der iPod touch als Barcodescanner jedoch nur die halbe Miete. Denn mit den meisten auf dem Markt befindlichen Lagerverwaltungsprogrammen für Zahnarztpraxen kann man den Materialverbrauch theoretisch ganz genau erfassen. So ist es zum Beispiel auch mit der Wawibox möglich, den Verbrauch jeder einzelnen Karpule Anästhetikum am Patienten zu registrieren. Was sich im ersten Moment sehr verlockend anhört, entpuppt sich in der täglichen Anwendung jedoch als sehr zeitintensiv und umständlich. Der Aufwand steht in keiner angemessenen Relation zum Nutzen. Es kommt zu Verzögerungen beim Behandlungablauf und führt letztendlich durch im Praxisstreß vergessene Scanvorgänge zu falschen Lagerbeständen. Nicht selten endet dies in einer Kapitulation der mit der Lagerverwaltung betrauten Helferin.
Das Wawibox Lagerkonzept
Um interessierten Praxen die Frustration durch solche Erfahrungen zu ersparen, haben wir das Wawibox Lagerkonzept entwickelt. Wie auch die Wawibox selbst, zeichnet sich das dazugehörige Lagerkonzept vorallem durch eins aus: Einfachheit in der Anwendung.
Es ist ein praktikables und mittlerweile in vielen Praxen erprobtes Lagerhaltungskonzept, dass sich optimal in die Arbeitsabläufe Ihrer Praxis integrieren lässt und Sie deutlich entlastet.
Und das Beste daran ist, dass Sie es mit jedem beliebigen Warenwirtschaftsprogramm nutzen können - ganz gleich ob es sich dabei um die Wawibox oder einen anderen Anbieter handelt.
Um das Konzept leichter zu verstehen, sollten wir einige Begriffe klären:
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Bestelleinheit / Verbraucheinheit |
Eine Bestelleinheit besteht aus einer Packung und ihrem Inhalt. Beispiel 1: Eine Packung Anästhetikum (Bestelleinheit) besteht aus 100 Karpulen (= 100 Verbraucheinheiten) Beispiel 2: Ein Karton Alginat (Bestelleinheit) enthält 20 Beutel (=20 Verbrauchseinheiten) |
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Vorratslager |
Im Vorratslager werden Bestelleinheiten gelagert (zum Beispiel die Packung mit dem Anästhetikum oder die ganze Karton Alginat). Ein Vorratslager kann ein Raum, ein Schrank im Flur oder auch der Steri sein. |
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Verbrauchslager |
Im Verbrauchslager lagern die einzelnen Verbrauchseinheiten. Ein Verbrauchlager kann zum Beispiel eine Schublade im Behandlungszimmer sein (in dem die einzelnen Karpulen lagern), eine Box im Behandlungszimmer (in die der Beutel mit Alginat hineingeleert wird) oder eine Box mit Füllungsmaterialien (die immer in das Behandlungszimmer gebracht wird, in der gerade Füllungsmaterialien gebraucht werden). |
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Scanzeitpunkt |
Der Scanzeitpunkt legt fest, wann ein Verbrauch im Programm registriert wird. |
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Verbrauch je Scan |
Beim Verbrauch je Scan wird festgelegt, wieviele Einheiten bei einem Scan als verbraucht aus dem Lager ausgebucht werden. |
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Etikettendruck |
Beim Etikettendruck wird definiert, wie viele Etiketten beim Wareneingang gedruckt werden sollen. |
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Mindestbestand |
Durch die Angabe des Mindestbestandes bestimmen Sie, wann Sie einen Warnhinweis bekommen, der Sie auf eine nötige Nachbestellung hinweist. (Bei vielen Produkten kann der Mindestbestand auf „Null“ gesetzt werden, da mit den die vorhanden Verbrauchseinheiten im Verbrauchslager bis zum Eintreffen der Nachbestellung ausreichen.) |
Artikel für die Materialverwaltung konfigurieren
Mit dem Wissen über die im Wawibox Lagerkonzept verwendeten Fachbegriffe können Sie sich nun daran machen, die Produkte in ihrer Praxis nach einem einfachen Schema einzuteilen.
Die richtigen Einstellungen zu finden, ist viel leichter als es auf den ersten Blick erscheint: 99% aller Artikel lassen sich in zwei unterschiedliche Klassen einteilen:
Produktklasse A
- Etikettendruck:
Produkte der Klasse A bekommen ein Etikett auf jede Bestelleinheit (also die Packung). - Scanzeitpunkt:
Wenn die letzte Verbrauchseinheit (z. B. eine Karpule) vom Vorratslager in das Verbrauchlager geräumt wurde. Also wenn die Packung leer ist. - Verbrauch je Scan:
Alle Verbrauchseinheiten der Bestelleinheit
Beispiel:
1 Packung Anästhetika mit 100 Karpulen
Produktklasse B:
- Etikettendruck:
Produkte der Klasse B bekommen ein Etikett auf jede Verbrauchseinheit (also zum Beispiel auf jeden Beutel Alginat). - Scanzeitpunkt:
Das Etikett wird gescannt, sobald die entsprechende Verbraucheinheit in ein Verbrauchslager geräumt bzw. direkt verbraucht wird. - Verbrauch je Scan:
Eine Verbrauchseinheiten der Bestelleinheit
Beispiel:
1 Karton Alginat mit 20 Beuteln á 500 Gramm
Der Vorteil dieser Vorgehensweise beim Etikettendruck und Scan ist, dass eine für alle beteiligten Helferinnen gültige und einfach zu befolgende Regel ausgegeben werden kann:
“Scanne das Etikett, sobald die Packung leer ist”
Bei Befolgung dieser einfachen Anweisung, steht einer erfolgreichen Warenwirtschaft im Praxisalltag nichts mehr im Weg.
Die berühmte Ausnahme von der Regel:
Es gibt einige wenige Artikel, die weder der Produktklasse A noch der Produktklasse B sinnvoll zugeordnet werden können – zum Beispiel ein 25kg Sack Gips. Der reicht im Praxisalltag fast ein ganzes Jahr. Daher macht es keinen Sinn, zwei Säcke auf Lager zu halten. Ordnen man den Gips der Produktklasse A zu (und scannen das Etikett erst wenn der Sack ganze leer ist ) hat man bis zum Zeitpunkt der neuen Lieferung kein Gips mehr in der Praxis. Auch Produktklasse B ist nicht sinnvoll, da der Sack Gips nicht in kleinere Verbrauchseinheiten eingeteilt werden kann.
Die Lösung:
Man scannt in solch einem Fall das Etikett, bevor die Packung ganz leer. Also wenn beispielsweise noch 20 % des Packungsinhalts vorhanden sind.
Dieser Artikel wurde von Dr. Simon Prieß geschrieben.
