Warenwirtschaft in der Zahnarztpraxis

Materialverwaltungssoftware für die Zahnarztpraxis

Wie man ja bereits im Beitrag “Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis” lesen konntet, habe ich mich in meiner Assistenzzeit (anfänglich zwangsweise - später mit immer mehr Begeisterung) mit dem Thema Warenwirtschaft in der Zahnarztpraxis auseinandergesetzt.

Genauso wie sich die analogen Röntgenbildern und Karteikarten aus unser Praxis verabschiedeten, sollte auch die klassische Bestellliste einer zeitgemäßeren Variante weichen.

Meine, in den Augen meines Chefs recht fundierten EDV-Kenntnisse brachten mir daher die Aufgabe ein, mich im Rahmen des Praxisinternen QM um eine Materialverwaltungssoftware zu kümmern. Wobei Software eigentlich der falsche Begriff ist. Eine moderne Materialverwaltung besteht nämlich zwangsweise aus mehreren Bausteinen, wobei die Software neben einem Barcodescanner und dem obligatorischem Etikettendrucker nur ein Teil darstellt.

Also begab ich mich in die Weiten des Netzes auf die Suche nach einer geeigneten Lösung für unsere Praxis. Um es gleich vorweg zu nehmen: Meine Suche bliebt erfolglos.

Die Perfekte Materialverwaltung für Zahnarztpraxen

Es gab zwar eine Vielzahl von unterschiedlichen Materialverwaltungsprogramme auf dem Markt - entweder als Modul der unterschiedlichen Praxisverwaltungsprogramme, oder als so genannte “Stand-Alone-Lösung”. Grundlegende Eigenschaften einer Lagerwirtschaft werden von allen Programmen erledigt. Leider ist mir bei meiner Recherche aufgefallen, dass die Lagerverwaltungsmodule der Praxisverwaltungsprogramme häufig recht “stiefmütterlich” behandelt werden. Die meisten der von mir gefunden Lösungen schienen im Vergleich mit heutigen Software- und Hardwarestandards einfach aus einer anderen Zeit. Einer langen zurückliegenden Zeit ;-)

Aus der damaligen Sicht hatte ich also zwei Möglichkeiten. Entweder ich entscheide mich für ein existierendes System und nehme diverse Kompromisse in Kauf, oder ich entwickle ein Warenwirtschafts-System wie es meiner Meinung nach heutzutage aussehen sollte.

Aus heutiger Sicht habe ich mich damals etwas naiv für Möglichkeit zwei entschieden.

Zwei Jahre später ist aus dem anfänglich auf 6 Monate festgelegtem Feierabendprojekt mit der caprimed GmbH und dem Produkt Wawibox eine Materialwirtschaft speziell für Zahnarztpraxen gereift, welche alle Anforderungen an eine perfekte Warenwirtschaft erfüllt.

Anbei habe ich eine Liste erstellt, welche Eigenschaften uns bei welchen Komponenten (Software / Barcodescanner / Drucker) besonders wichtig waren.

Software:

  1. Benutzerfreundlichkeit
    Wir wollten eine weitgehend intuitiv zu bedienende Software, ganz im Stil von Apple und iOS
  2. Keine manuellen Update
    Damit die Warenwirtschaft im täglichen Einsatz unbemerkt funktioniert, sollten Updates völlig automatisch ins System eingespielt werden.
  3. Integrierte Materialbestellung
    Eine Materialverwaltung welche mir Materiallisten ausdruckt, welche ich anschließend zu meinem Depot faxe ist heutzutage nicht mehr zeitgemäß.
  4. Integrierter Preisvergleich
    Optimalerweise ermöglicht mir die Software einen Preisvergleich zwischen unterschiedlichen Anbietern der Verbrauchsmaterialien. So kann dann immer beim günstigsten Händler oder dem Standarddepot eingekauft. Ganz ohne zeitraubendes Kataloge wälzen.
  5. Offenes Bestellsystem
    Für mich ist es wichtig, über die Software nicht an einen Händler gebunden zu sein.
    Aus der Materialverwaltung heraus möchte ich ALLE meine benötigten Verbrauchsmaterialien nachordern können.
  6. Günstiger Preis
    Auch wenn die Anschaffungskosten sicherlich durch den Effizienzvorteil einer modernen Lagerverwaltung aufgewogen werden, sind günstige Anschaffungskosten durchaus ein Argument.

Barcodescanner:

  1. Kabelloser W-LAN Scanner
    Kabelgebundene Scanner machen einen PC im Lager notwendig, Bluetooth-Scanner reichen oft nur wenige Meter und so genannte Speicherscanner müssen umständlich am PC ausgelesen werden. Daher wollten wir für unser System einen Scanner welcher über das W-LAN-Netzwerk funktioniert.
  2. Scanner mit Display
    Wir wollten einen Scanner, welcher über ein Display verfügt. Nur so ist es möglich direkt beim Scannen Rückmeldung über z.B. identische Produkte mit geringerem Haltbarkeitsdatum im Lager oder Warnhinweise zu Mindestbeständen direkt beim Scannen zu erhalten.
  3. 2-D Barcodes erkennen
    Wir wollten einen Scanner, der nicht nur in der Lage ist Strichcodes sondern auch so genannte 2-D Barcodes wie Datamatrix oder QR-Codes zu lesen. Das ist z.B. zum erfassen von Chargennummern auf Lieferscheinen nützlich.
  4. Günstiger Preis
    Nicht zuletzt sollten die Anforderungen nicht dazu führen, dass wir auf Industriegeräte für mehrere hundert Euro zurückgreifen müssen. Mit dem iPod touch und unserer Wawibox Scan App haben wir eine Lösung die absolut erschwinglich ist.

Etikettendrucker:

  1. Günstiger Preis
    Beim Etikettendrucker stand in erster Linie ein günstiger Preis im Vordergrund. Mit dem Dymo Labelwriter 450 haben wir auf ein extrem weit verbreitetes Modell zu sehr attraktiven Konditionen gesetzt.

Im nächsten Beitrag werde ich mit dem Wawibox Lagerkonzept eine Lösung vorstellen, die es ermöglicht eine Materialwirtschaft effektiv im Praxisalltag zu integrieren. 

bewerbungsfoto ausschnitt sw Dieser Artikel wurde von Dr. Simon Prieß geschrieben.

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