Neue Tools für Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis

Qualitätsmanagement 2.0

Mit der Einführung von systematischem Qualitätsmanagement steigern Zahnärzte und Kliniken weiter die Behandlungsqualität. Theorie und Praxis klaffen in genau jener allerdings oft weit auseinander. Neue webbasierte Tools unterstützen Zahnärzte dabei, die Herausforderungen eines wirklich in den Betriebsalltag integrierten Qualitätsmanagement zu meistern.

Innovative Web-Tools, welche die umfassenden Kommunikationsmöglichkeiten des Internets ausschöpfen, bieten sich als Lösungsansatz für die Herausforderungen von Qualitätsmanagement in Zahnarztpraxen rund um Integration und Kommunikation an.

Als User moderner Tools wie Apps am Smartphone und sozialen Netzwerken im Internet ist man mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Kommunikationstechnologien, Benutzeroberflächen und der damit einhergehenden Optimierung der Benutzerfreundlichkeit mittlerweile im höchsten Maße verwöhnt. Whatsapp & Co. haben uns gezeigt, wie man auf einfachste Art und damit wirklich genüsslich verschiedene Informationen austauschen kann und mit seinen Mitmenschen in kontinuierlicher Verbindung steht. Die Geschwindigkeit und Einfachheit, mit welcher wir uns im Alltag nach Feierabend mit anderen Menschen austauschen können, steht dabei in einem krassen Kontrast zu den meist schwerfälligen Systemen und Strukturen, mit welchen wir am Arbeitsplatz zurechtkommen müssen.

Blick über den Tellerrand

Warum soll modernste Kommunikationstechnik nicht auch im Qualitätsmanagement helfen? Offensichtlich kann diese doch genau den geforderten Informationsaustausch in einem Qualitätsmanagementsystem erleichtern!

Genau das hat sich zumindest ein Kollege aus Bayern gedacht, welcher sich lange Zeit mit dem Dilemma von Qualitätsmanagement vs. betriebswirtschaftlicher Vernunft herumgeschlagen hat. Nach mehreren Versuchen mit klassischen EDV-Lösungen vom Hersteller der Praxis-Software oder anderen Plattformen wie Sharepoint wagte er einen Blick über den Tellerrand und wurde auf der Suche nach einem leistungsfähigen, aber sehr leicht bedienbaren Tool in der Hotelbranche fündig.

Ein sogenanntes „Social Intranet“ – also eine Art soziales Netzwerk für Betriebe – namens hotelkit hilft Hotels seit einigen Jahren bei ganz ähnlichen Problemen wie sie Zahnärzte im QM erleben. Dieser Zusammenhang ist kein Zufall: Hoteliers haben sehr ähnliche Herausforderung im Qualitätsmanagement, da sie sich ebenfalls im Spannungsfeld zwischen dem gefordertem Qualitäts- und Prozessmanagement befinden, starken betriebswirtschaftlichen Zwängen unterliegen und den Besonderheiten beim Umgang mit Gästen bzw. der Behandlung von Patienten Rechnung tragen müssen. Die Kommunikation und der damit verbundene Austausch von Informationen gestaltet sich dabei im Betriebsalltag ausgesprochen schwierig, nicht zuletzt aufgrund der verschiedenen Dienstzeiten

Auf Anregung einiger Zahnärzte aus dem Umfeld des Erfinders dieses Systems wurde es für den medizinischen QM-Prozess adaptiert und erfolgreich in mehreren Zahnarztpraxen und –kliniken getestet und in Zusammenarbeit mit den Ärzten weiter optimiert.

Qualitätsmanagent 2.0

Das Ergebnis dieser Zusammenarbeit steht Zahnärzten, Ärzten anderer Fachrichtungen sowie MVZs heute als Cloud-Lösung namens medikit zur Verfügung, um ihr QM-System zum Leben zu erwecken. Um Informationen, Aufgaben, Neuerungen oder Ideen schnell mit den betroffenen MitarbeiterInnen teilen zu können, verbindet das System die Teammitglieder über ein cloudbasiertes Social Intranet sowie mit Hilfe von Apps für Smartphones und Tablets.

Die Funktionsweise kann dabei als ein „Qualitätsmanagement 2.0“ beschrieben werden: Ein Qualitätsmanagementsystem, das mit der Organisation der Praxis verwoben ist und bei dem die Mitarbeiter nicht nur Inhalte wie Prozessbeschreibungen konsumieren, sondern selber aktiv das System mit Informationen füttern. So kann jeder Mitarbeiter nicht nur in sekundenbruchteilen jeden Handbuchartikel einsehen, sondern auch QM-relevante Aufgaben als erledigt melden, entdeckte Fehler registrieren oder einfach über einen Kommentar Fragen von Kollegen zeit- und ortsunabhängig beantworten. In der entsprechenden Richtlinie für Ärzte, Psychotherapeuten und medizinischen Versorgungszentren, welche etwas umfangreicher ausfällt, wird noch zusätzlich der lobenswerte Gedanke angestoßen, dass beim QM “… der Aufwand in einem angemessenen Verhältnis, insbesondere in Bezug auf die personelle und strukturelle Ausstattung, zu stehen…” hat. 1
Damit sind sämtliche QM-relevanten Informationen für die Mitarbeiter immer und überall zugänglich, wie Zahnarzt und Initiator von medikit Dr. Maximilian Gebauer, meint:

Die hohe Transparenz und Nachverfolgbarkeit für Informationen und Aufgaben reduzieren Unklarheiten auf ein absolutes Minimum. Mit medikit konnten typische Effizienz- und Qualitätskiller aus dem täglichen Betrieb beseitigt werden und wir können unsere Zeit optimal nutzen: Für die bestmögliche Betreuung unserer Patienten.“

Mittlerweile arbeiten auch QM-zertifizierte medizinische Betriebe erfolgreich mit dem Tool und berichten von entspannten Audits mit den externen Prüfern, nachdem QM-relevante Informationen wie die automatische Dokumentation der Versionierung von Handbuchartikeln via Mausklick abrufbar sind.

Digitaler Austausch, wo es Sinn macht

Durch die teilweise Kommunikation über das Webtool werden viele alltägliche Kleinigkeiten effizient behandelt. Neben den zentralen und QM-relevanten Abläufen, welche durch Prozessbeschreibungen und Aufgaben-Management bestmöglich gesteuert werden, können auch Informationen wie krankheitsbedingte Vertretungen, Besuche von Service-Mitarbeitern, Betriebsfeiern etc. nachhaltig mit allen Mitarbeitern geteilt werden.

Die angewendete Art des digitalen Austausches ist den meisten Mitarbeitern ohnehin bestens vertraut oder wird aufgrund der einfachen Bedienung rasch erlernt. Die Aktivsten User sind dabei nicht zwingend die jüngsten Mitglieder im Team. Vielmehr schätzen gerade die Kolleginnen und Kollegen in leitenden Funktionen die Möglichkeit, ihre Teams und auch Chefs schnell und unkompliziert in die Kommunikation einbinden zu können.

Die Behandler in den Praxen schätzen den Beitrag, den diese Tools zum störungsfreien Behandlungsablauf leisten. Große Teile der alltäglichen Informationsflut können im System abgewickelt werden und Behandler leisten per Nachricht oder Kommentar ihren Beitrag, wenn sie Zeit dafür haben und nicht während oder noch kurz vor einer Behandlung.

Dadurch bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Themen, welcher man die wertvolle persönliche Kommunikation widmen kann. Teambesprechungen, welche selbstredend nach wie vor von zentraler Bedeutung sind, werden beispielsweise erheblich zielgerichteter, da unwichtigere Themen kontinuierlich „digital“ abgeklärt werden können und somit in persönlichen Gesprächen ausschließlich bedeutende Themen auf dem Tisch liegen.

Cloud-Tools auf dem Vormarsch

Neben Tools wie die beschriebene QM-Lösung treten immer mehr innovative Anbieter und die damit verwobenen Dienstleitungen in den Vordergrund. Diese Entwicklung geht einher mit dem Trend, mehrere Software-Anbieter und Dienstleister einzubinden, da diese durch Cloud- und Web-Technologie sowie fortschreitender Standardisierung heute problemlos integriert werden können. Kostenintensive Anpassung in der Hardware und großer Aufwand beim EDV-Dienstleister sind bei modernen webbasierten Lösungen kein Thema mehr.

Die ebenfalls von einem Zahnarzt entwickelte Lösung für eine online Materialwirtschaft Wawibox beispielsweise bietet eine völlig neue Art der Lagerhaltung inkl. Bestellwesen und reduziert den damit verbunden Aufwand signifikant. Darüber hinaus bieten Firmen wie Papershift elegante Unterstützung bei der Dienstplanung im Webbrowser an. Das Start-Up carespot tritt mit einem digitalen Marketingsystem in Praxen an, wobei ein Patienten-WLAN eingerichtet wird, welches dem Patienten neben einen Online-Zugang auch Informationen über die Praxis anzeigt oder Patientenbefragungen ermöglicht.

Diese Leistungen wie Bestellwesen, Dienstplanung und Patientenbefragungen sind dabei nicht zufällig eine offensichtliche Schnittstelle mit dem Qualitätsmanagement. Vielmehr zeigt sich, dass sich solche modernen Tools anbieten, um effektives Qualitätsmanagement umzusetzen.

Qualitätsmanagement für Zahnärzte soll „[...] nützlich, hilfreich und unbürokratisch“ sein und einen Beitrag zur „Zufriedenheit der Beteiligten“ leisten.2 Gleichzeitig soll der “… der Aufwand in einem angemessenen Verhältnis, insbesondere in Bezug auf die personelle und strukturelle Ausstattung, zu stehen…”. 3

Innovative Tools, eingebettet in die richtige Struktur und unterstützt durch eine konstruktive Unternehmenskultur, können für diese Zielsetzungen einen entscheidenden Beitrag leisten.

Die Technik ist dabei aber nichtsdestotrotz ein Hilfsmittel. Tools wie medikit schaffen eine ideale Grundlage für nachhaltiges QM und maximieren die Wahrscheinlichkeit, dass QM sein Potential für Behandlungsqualität und wirtschaftlichen Erfolg entfaltet. Die erfolgreiche Umsetzung des QM-Prozesses muss von der Praxis gewollt und vom ganzen Team unterstützt werden.

1 § 1 der Qualitätsmanagement-Richtlinie vertragsärztliche Versorgung (ÄQM-RL) des Gemeinsamen Bundesausschusses über grundsätzliche Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement für die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte, Psychotherapeuten und medizinischen Versorgungszentren; https://www.g-ba.de/downloads/62-492-1087/AEQM-RL_2015-11-27_iK-2015-12-10.pdf

2 vgl. §1 ZÄQM-RL

3 § 1 der Qualitätsmanagement-Richtlinie vertragsärztliche Versorgung (ÄQM-RL) des Gemeinsamen Bundesausschusses über grundsätzliche Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement für die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte, Psychotherapeuten und medizinischen Versorgungszentren; https://www.g-ba.de/downloads/62-492-1087/AEQM-RL_2015-11-27_iK-2015-12-10.pdf

johannes gebauer foto.256x256 Dieser Artikel wurde von Dr. Johannes Gebauer geschrieben.

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